Die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2013 des Schulverbandes Ebermannstadt wurde durch den Prüfungsausschuss am 20.10.2014 von 14.30 bis 17.15 Uhr durchgeführt. Bei der Prüfung waren anwesend:

Bgm. Riediger Gerhard, Vorsitzender

Bgmin Stark Rose

StR. Heinrich Sponsel.

 

In die Niederschrift über die örtliche Prüfung wurden folgende Textziffern aufgenommen:

 

TZ 1 Deckungsring Schulleiter

Vom Rechnungsprüfungsausschuss wurde festgestellt, dass der Deckungsring des Schulleiters überschritten wurde. Der Deckungsring deckt sich mit der Summe, die der Rektor im Rahmen seiner Bedarfsmeldung für den Verwaltungshaushalt mitteilt.

Herr Krippel teilt dabei mit, dass auf dem Deckungsring Schulleiter auch Rechnungen verbucht werden, die inhaltlich dort zu buchen sind, aber nicht vom Schulleiter angeordnet wurden. Um in Zukunft eine bessere Kontrolle dieses Deckungsringes zu haben, wird daher empfohlen, dass die Verwaltung darauf zu achten hat, dass nur Rechnungen des Rektors und Telefonrechnungen auf den Deckungsring Schulleiter gebucht werden. Bei Überschneidungen mit anderen Sachbereichen ist eine neue Haushaltsstelle zu eröffnen, damit die Trennung gewahrt bleibt.

 

Hinweis der Verwaltung:

Im Haushalt 2015 wurde diese Empfehlung bereits umgesetzt.

 

Es wird festgestellt, dass die Verwaltung in Zukunft bei den Anweisungen der Zahlungsanordnungen die entsprechenden Deckungsringe auf Grund der Zuständigkeiten beachtet.

 

Abstimmungsergebnis: 10 : 0

 

TZ 2 Investitionen – Bedarfsmeldung Rektor für den Vermögenshaushalt

Im Rahmen der Rechnungsprüfung wurde festgestellt, dass die Bedarfsmeldung des Rektors für den Vermögenshaushalt sehr allgemein formuliert wurde. Eine Begründung liegt nicht bei. Die Bedarfsmeldung für 2013 enthielt ein Volumen von 48.200,00 €, im Haushalt wurden Mittel in Höhe von 30.000,00 € eingestellt. Welche Maßnahmen tatsächlich aus diesen Mitteln umgesetzt werden, obliegt dem Rektor. Eine Absprache mit den Vorsitzenden bzw. mit der Verwaltung bezüglich der Notwendigkeit bestand nicht. Auch sind keine Unterlagen ersichtlich, ob entsprechende Ausschreibungen vorgenommen wurden.

 

Auf Nachfrage teilt Herr Krieger mit, dass in der Umsetzung dieser Vorgabe keine Probleme bestehen, da nur wenige Ausgaben über 1.000,00 € vorhanden sind. In Bezug auf die Schulmöbel weist er darauf hin, dass die notwendige Anschaffung nicht sofort, sondern in Raten getätigt wird. Rabatte werden dennoch seitens der Firma gewährt.

 

Zur Wahrung des Haushaltsgrundsatzes der wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung wird festgestellt, dass die Bedarfsmeldung im Rahmen der Haushaltsberatung in Zukunft konkreter und mit Begründung vorzulegen ist. Sollte dies nicht möglich sein, wird empfohlen, dass Anschaffungen ab einem Wert von 1.000,00 € vom Vorsitzenden des Schulverbandes zu genehmigen sind. Desweiteren sind ab dieser Auftragssumme auch mindestens drei Vergleichsangebote vorzulegen.

Abstimmungsergebnis: 10 : 0

 

TZ 3 Anlagenachweis für bewegliche Anlagegüter

Es wird angefragt, ob für die beweglichen Anlagegüter ein Anlagenachweis besteht. Sollte dies nicht der Fall sein, ist dieser zu erstellen. Vielleicht besteht die Möglichkeit, dass Schüler des Wirtschaftsbereichs im Rahmen einer Projektarbeit diese Erfassung übernehmen könnten (Scannerfassung der Strichcodes auf den Gegenständen).

 

Herr Krieger teilt mit, dass aktuell bei der Bücherei ein Inventarverzeichnis vorhanden ist. In den anderen Bereichen liegt noch keines vor. Er schlägt daher vor, für künftige investive Ausgaben einen Anlagenachweis zu führen. Diese Vorgabe wird vor allem bei EDV-Anschaffungen sofort umgesetzt. Damit sich der bürokratische Aufwand in Grenzen hält, wird Herr Krieger zusammen mit Fachlehrern prüfen, welche Gegenstände in einem Anlagenachweis zu führen sind.
In diesem Zusammenhang teilt Bürgermeister Taut mit, dass in seiner Berufsschule eine Raumerfassung vorgenommen wird.

Die Verwaltung wird beauftragt, den Sachverhalt zu klären und zu prüfen, ob die Erfassung im Rahmen einer Projektarbeit möglich ist. Die entsprechenden Mittel für die Erfassung sind bereitzustellen.

Abstimmungsergebnis: 10 : 0

TZ 4 Zahlstellen

Im Rahmen der Prüfung wurde festgestellt, dass für die bestehenden Zahlstellen (u. a. Kochgeld, Kopiergeld, Ersatzgebühr für beschädigte Bücher) keine Solllisten vorhanden sind. Dies hat zur Folge, dass die Einzahlungen nicht kontrolliert werden können. Es wird auch festgestellt, dass das Kopiergeld auf ein eigenes Konto des Schulverbandes eingezahlt wird. Von diesem Konto wird dann das notwendige Kopierpapier beglichen.

Es wird festgestellt, dass für die bestehenden Zahlstellen Solllisten zu erstellen sind. Zur Wahrung der Klarheit des Haushaltes ist es auch notwendig, dass alle Einnahmen und Ausgaben über den Haushalt des Schulverbandes gebucht werden. Sollten Einnahmen auf ein extra Konto eingehen, sind diese an den Schulverband abzuführen.

Abstimmungsergebnis: 10 : 0

 

TZ 5 Musikschule

Vom Rechnungsprüfungsausschuss wurde festgestellt, dass trotz Mehreinnahmen das Defizit im Bereich der Musikschule für das Jahr 2013  180.651,73 € betrug. Dabei sind Nebenkosten wie z. B. anteilige Kosten für Strom, Heizung, Reinigung und Miete nicht extra ausgewiesen. Um für die Zukunft Maßnahmen zu ergreifen, damit das Defizit minimiert werden könnte, sind folgende Nachweise vorzulegen:

-       Aufstellung der Instrumente mit Einzelunterricht

-       Aufstellung der gebuchten Einzelunterrichte

-       Einnahme- und Ausgabe-Übersicht bei den Einzelunterrichten

-       Einnahme- und Ausgabe-Übersicht bei den übrigen Unterrichtseinheiten

-       Berechnungsgrundlage für die Ermittlung der Stunden des Arbeitsvertrages

-       Summe aller gebuchten Stunden.

 

Bei Vorlage der Unterlagen ist zusammen mit den Verantwortlichen der Musikschule und des Rechnungsprüfungsausschuss in einen gemeinsamen Gespräch dieser Sachverhalt zu klären und Möglichkeiten zu erarbeiten, um das bestehende Defizit zu senken.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, die entsprechenden Unterlagen vorzubereiten und einen Termin für ein gemeinsames Gespräch festzulegen.

Abstimmungsergebnis: 10 : 0

 

TZ 6 Tätigkeiten des Bauhofes Ebermannstadt

Neben der wöchentlichen Tätigkeit eines Bauhofarbeiters zur Unterstützung des Hausmeisters sind 2013 noch zusätzlich 268 Bauhofstunden angefallen. Lt. Übersicht sind vor allem in den Monaten Januar und Februar Bäume und Sträucher geschnitten worden.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, eine entsprechende Stellungnahme für die angefallenen Bauhofstunden vorzulegen.

Abstimmungsergebnis: 10 : 0

TZ 7 Energiekosten

Um in Zukunft evtl. Energiekosten einsparen zu können, wird empfohlen, dass der Energieberater der Stadtwerke Ebermannstadt Versorgungsbetriebe GmbH eine Prüfung der Elektrogeräte vornimmt.

 

Es wird empfohlen, eine Energieberatung für Elektrogeräte und Leuchtmittel der Grund- und Mittelschule in Auftrag zu geben.

 

Abstimmungsergebnis: 10 : 0