Zur Erläuterung dieses Tagesordnungspunktes erteilt der Vorsitzende dem in der Verwaltung zuständigen EDV-Betreuer Andreas Kirchner das Wort.

 

         Zunächst stellt Andreas Kirchner dem Gemeinderat die neue Homepage der Gemeinde Unterleinleiter vor. Mittels Vorführung gibt er einen groben Überblick über die Inhalte und die graphische Gestaltung. Er bittet den Gemeinderat um Mithilfe, was die Inhalte betrifft. Er ist offen und dankbar für diesbezügliche Vorschläge aus dem Gremium. Die Gemeinderäte können hierzu gerne mit ihn in Kontakt treten.

 

Anschließend stellt Andreas Kirchner Ausgangslage, Ziel und Perspektive für die Nutzung und Einführung des auf der neuen Homepage integrierten Rats- und Bürgerinformationssystems, welches am 19.2.2015 nach Beschluss durch den Gemeinderat eingeführt werden soll, wie folgt dar:

 

AUSGANGSLAGE:

 

Für Mitglieder des Gemeinderates:

·           ohne Mehraufwand keine Informationen aus Gremien, in denen man nicht Mitglied ist

·           Recherchemöglichkeit nur über die Verwaltung

 

Für Bürgerinnen und Bürger:

·           Informationen über Sitzungstermine nicht automatisiert und dadurch fehleranfällig bzw. nicht termingerecht

·           keine zeitnahe Information über das Ergebnis der Sitzung

·           keine Recherchemöglichkeit

 

ZIEL:

·           Zugang zu Informationen für Entscheidungsträger vereinfachen

·           in einer übersichtlichen Darstellung mit Recherchemöglichkeit

·           Arbeitsaufwand für die Verwaltung verringern

·           transparenter und zeitnaher Informationsfluss Richtung Bürger

 

PERSPEKTIVE:

Beim Bürgerinformationssystem geht es in erster Linie darum, die Bürger zeitnah und umfassend über die Sitzungsinhalte zu informieren. Hierzu werden die öffentlichen Protokolle der Sitzungen nach Genehmigung (ggf. auch vorab als vorläufiges Protokoll) online gestellt. In diesem Zusammenhang stehen den Bürgern ein Such- und Rechereregister zur Verfügung sowie ein übersichtlicher Sitzungskalender.

 

Der Zugang zum Ratsinformationssystem steht nur den Gemeinderäten mittels Anmeldung und Passwort zur Verfügung. Ein entsprechender Link wird an die Gemeinderäte weitergeleitet. Das Ratsinformationssystem kann ähnlich wie das Bürgerinformationssystem genutzt werden, erweitert um die Inhalte Sitzungseinladungen, Beschlussvorlagen und sonstige Sitzungsunterlagen.

 

Hier könnten zusätzlich zu den öffentlichen Beschlussvorlagen auch nicht öffentliche Inhalte eingestellt werden. Der Datenschutz ist aber hierbei zu bedenken und abzuwägen. Auch die ausschließliche Versendung der Sitzungsunterlagen in digitaler Form in Verbindung mit Mandatos oder iPads ist über das Ratsinformationssystem möglich.

 

Über diese Optionen soll sich der Gemeinderat Gedanken machen. Ist es gewünscht, die Nutzung dementsprechend zu erweitern, ist darüber Beschluss zu fassen.

 

Die digitale Zustellung von öffentlichen Sitzungsunterlagen kann bereits nach dem Einführungsbeschluss erfolgen. Ein entsprechender Antrag ist beim Vorsitzenden zu stellen.

 

Mit der Einführung des Rats- und Bürgerinformationssystems erklären sich die Mitglieder des Gemeinderates mit der Veröffentlichung der folgenden persönlichen Daten einverstanden:

Adresse, Telefonnummer, Bild.

 

Die private E-Mail Adresse wird nicht mehr veröffentlicht. Die E-Mail Domain wurde vereinheitlicht, d. h. alle Gemeinderäte sind dann ab sofort mit Vorname.Nachname@unterleinleiter.de zu erreichen. Die auf dem Exchange-Server der Verwaltung eingehenden Mails werden an die angegebene private E-Mail-Adresse weitergeleitet.

 

Abstimmungsergebnis: 11 : 0

 

Der Gemeinderat beschließt, dass die Bekanntmachung und das Protokoll einer öffentlichen Sitzung nach Genehmigung auf dem Bürgerinformationssystem veröffentlicht werden. Auf dem Ratsinformationssystem werden die Einladung, die Beschlussvorlagen, sonstige Sitzungsunterlagen und das Protokoll der öffentlichen Sitzung eingestellt.

 

Abstimmungsergebnis: 11 : 0

 

Der Vorsitzende bedankt sich bei Herrn Kirchner für die Ausführungen und verabschiedet ihn.