Die Vorsitzende informiert über die Inhalte der nicht-öffentlichen Sitzungen vom 09.11.2015, 11.04. und 18.04.2016.

 

Bekanntgabe der Inhalte der nichtöffentlichen Sitzung vom 09.11.2015

 

·         Personalangelegenheiten

Es wurde die aktuelle Krankheitsstatistik vorgestellt und damit zusammenhängende Problematiken erörtert.

·         Bayer. Kommunaler Prüfungsverband (BKPV) - überörtliche Prüfung 2010 - 2013; Information

• Es wurden keine Beschlüsse gefasst.

 

Bekanntgabe der Inhalte der nichtöffentlichen Sitzung vom 11.04.2016

 

·         Ergebnispräsentation Organisationsgutachten durch ALLEVO Kommunalberatung

Schwerpunktthemen des Gutachtens: Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation, Optimierung der Geschäftsverteilung und der Arbeitsabläufe, Erhebung des Personalbedarfes und Überprüfung der örtlichen Rahmenbedingungen. Das Gutachten formuliert Empfehlungen, berechnet den Personalbedarf aufgrund von nachvollziehbaren Kennzahlen und berücksichtigt die Expertise zahlreicher Mitarbeiter.

 

·         Überführung des städtischen Bauamtes in die Zuständigkeit der VG

Ausgangssituation:

Die ALLEVO Kommunalberatung empfiehlt im Rahmen ihres Organisati-onsgutachtens vom 16. März 2016 das Bauamt und dessen Mitarbeiter in die Verwaltungsgemeinschaft zu überführen. Diese Empfehlung wird ebenso vom LRA Forchheim getroffen. Formal bedeutet dies u. a. die Aufhebung der Arbeitsverträge mit der Stadt Ebermannstadt, der Abschluss von Arbeitsverträgen zwischen dem neuen Arbeitgeber (Verwaltungsgemeinschaft) und den betroffenen Arbeitnehmern, die Übertragung der Dienstaufsicht von der Bürgermeisterin auf die VG-Vorsitzende sowie die Übernahme der Personal- und Sachkosten des Bauamtes durch die VG.  

Warum wird der Wechsel des Anstellungsträgers empfohlen?

Bei Beibehaltung der derzeitigen Struktur müsste ein erhöhter bürokratischer Aufwand betrieben werden, da alle Leistungen, die für die Gemeinde Unterleinleiter erbracht werden, gesondert erfasst und anschließend verrechnet werden müssen. Zudem ist es aufgrund der personellen Kapazitäten nur durch die Vernachlässigung eigener Aufgaben möglich, Aufgabenanteile für Unterleinleiter bereitzustellen. Durch eine Überführung des Bauamtes in die VG Ebermannstadt können die anfallenden Aufgaben effizienter organisiert werden. Eine zusätzliche Erfassung der geleisteten Arbeit würde durch die Überführung des Bauamtes in die VG hinfällig werden. Zudem könnte Unterleinleiter das Personal des Bauamtes in Anspruch nehmen und muss nicht auf meist teurere externe Leistungen zurückgreifen.

 

·         Änderung Stellenplan – Schaffung neuer Stellen in der Kernverwaltung

Die Personalbedarfsberechnung der ALLEVO Kommunalberatung hat gezeigt, dass in der VG Ebermannstadt eine personelle Unterdeckung besteht. Diese ist so deutlich, dass sie nur mit der Schaffung neuer personeller Kapazitäten reduziert und ggf. auch kompensiert werden kann.

Sollten Stellen(anteile) nicht geschaffen werden, würde dies dazu führen, dass (Pflicht)Aufgaben nicht im vollen Umfang oder ggf. gar nicht wahrgenommen werden können.

ALLEVO geht jedoch davon aus, dass sich durch Umsetzung der im Gutachten genannten Empfehlungen Optimierungspotenziale insbesondere im Ablauf bemerkbar machen, die mittelfristig wieder zu einer Reduzierung des Personalbedarfes führen, bspw. durch die Verbesserung des Qualifikationsniveaus. Über die Anpassung der Organisation (Umsetzung Raumkonzept, Prozessoptimierung, z. B. Rechnungs- und Signaturworkflow) sollen Stellen mittelfristig auch wieder abgebaut werden.

 

·         Umsetzung Raumkonzept – Bereitstellung von Haushaltsmitteln

Das Organisationsgutachten stellt fest, dass Optimierungsbedarf hinsichtlich der räumlichen Anordnung und Ausstattung im Rathaus besteht. Grundlegend sollte sich bspw. der Arbeitsplatz von Mitarbeitern eines Amtes oder Sachgebietes in räumlicher Nähe zueinander befinden. Für einige Bereiche in der Verwaltung sind darüber hinaus datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten.

 

• Zur Sitzung der Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft wurden alle Räte der Gemeinde Ebermannstadt und Unterleinleiter eingeladen. Anwesend waren auch die Firma ALLEVO Kommunalberatung, ein Vertreter des Landratsamtes, Mitarbeiter der Verwaltung, insbesondere der Personalrat.

 

• Es wurden keine Beschlüsse gefasst.

 

Bekanntgabe der Inhalte der nichtöffentlichen Sitzung vom 18.04.2016

 

Folgende Tagesordnungspunkte wurden behandelt und einstimmig beschlossen.

·         Beschluss zur Überführung des städtischen Bauamtes in die Zuständigkeit der VG

·         Beschluss zur Änderung des Stellenplans – Schaffung von 3 neuen Stellen in der Kernverwaltung

·         Beschluss zur Umsetzung Raumkonzept – Bereitstellung von Haushaltsmitteln